[会社運営]
会議
企業内では多くの会議が開催されます。 昔勤め人をしていた時に総務に所属し、総務関係の雑誌を読んでいてびっくりしたことがあります。 ある都銀の店長会議、その銀行で取締役は40人弱、店長は何百人にも及びます。 北海道から沖縄まで店長はすべて、そして取締役総てが出席し、1回の費用が数億円前後と莫大です。 これだけ大きな会議は会議というより大会みたいなもの、記事のテーマは会議コストで運営方法などには記載されていません。 質疑はなく、テーマごとに担当取締役が説明するといったもの、もちろんそこで店長は情報交換をするので意味がないわけではないでしょうが。
当社で社員総会が一番大きな会議兼懇親会、人件費も考えると2百万円近くかかります。 年2回、そこで懇親した人たちが以後会社の中で認知しあい、情報交換し、助けたり助けられたりするので決して無駄になっていません。
管理職だけで行う１０名以下の会議はよく行います。 だいたい移動時間やそのあとの情報交換を含め、3時間程度です。 コストは１０万円強でしょうか。
会議は必要ですし、コストも時間も節約したい、そのため会議時間を短縮する工夫がなされています。 会議はすべて立って行う会社があると聞いたことがあります。
時間短縮で言えばあらかじめ終了時間を設定しておく、議題と資料は事前配布、会議の仕切をうまく行うに尽きるようです。
会議の目的を考えると決議する場、情報共有の場、意見のすり合わせなどいろいろあります。 情報共有は通知だけでよければポータルサイトに掲示しておけばよいように思います。 意見のすり合わせの場で意見が出ないなら何らかの原因が考えられます。 人間関係からみた場合、こんな初歩的なことを考えなければならないのはうんざりしてしまいます。
会議にまつわる問題の多くが問題とならない会社の話も聞きました。 会議をしないとのこと、創業社長が総ての決済を行うようです。 経営者の以降は徹底するようですが、経営者は面倒くさいでしょうね。
会議の隠れた究極の目的として私は社員教育の場を意識しています。 『それは質問と答えにずれがありますね』とか『質問の意味が解りません』とか繰り返しているうちに言われた人は徐々に論理思考になりますし、ポイントを煮詰められるようになります。
このように会議で議事がスムーズで質問も出て、答えも返せていきあるものになるために多くのハードルを越えねばならず、この作業が完成しなければ指示を出してもまともに通じることなくグダグダになってしまいます。
