監査役BLOG

社員数が少人数の零細企業から少し社員数が増加すると自然に役割分担が出来てきます。　それは少しずつ発展して分業になって行きます。

当社は最近になって自然発生的に分業の動きが出てきました。　製造業では新型機械の導入や製造品の変更により仕事の内容が変化すると思います。　当社のようなサービス業ではIT化により業務の流れが変わったり、分業が行われたりしますが、人がパソコンに向かって行ったり営業に行ったり配達したりであっても分業が生まれてきます。

もう少し規模が大きくなると分業も効率化を目指したりしてさらに進化し、細分化するでしょう。

分業になるということはそれぞれの業務がきちっと定義されて、その業務を専任の人が行うメリットがあることが条件になってきます。

一人の人が定義できる多数の業務を抱え、自分のスケジュールにしたがって業務をこなしてゆくと習熟しなければならないことが多く、個々の作業効率が低い事や工程管理に労力を使うなどその仕事の困難度は高い一方で個々の作業品質は高くなくなります。

分業は作業者が複数の作業をこなす中で 作業者自身から発生する場合がある一方で、管理職が全体の業務フローを検証しながら効率化や作業品質の向上を目的として意図して行う場合があります。　基本は個々の業務＝作業の定義に始まり、それを今までとは別の人が集中して行うことの効率性と問題点を検証しながら進めてゆきます。

分業による効率化を進めるために各部門の業務フローチャートを作成したらどうかと提案しました。　皆なるほどと思ったようですが、ぜひやろうという動きになりませんでした。　ある部署ではフローチャートに記載する作業をリストアップする、お仕事調べをしたそうです。　出てきたお仕事＝作業の定義をすれば業務フローが書きやすくなるわけです。

だったら自分のポジションである経営者のお仕事調べはどうか、と考えてみました。　私は出来る限りルーティンの作業を持たないようにしてきました。　経営者の役割は会社全体の運営を行うことで、強いて言うならその仕事は調査、プラン作成、評価等時々によっていろいろなことをやっています。　人と話をしたり、本を読んだり、ひたすら考えて素案を作ってみたり、これが作業ということはバラバラです。

日々何をしたか、予定は何かといったことをスケジュール表と自分のノートに書いています。　もしそれを当社の職員が見たらいったい何をしているのか？ということになりかねません。　自分でも書いたものを見返して一体何をしているのか？とうんざりすることがあります。　結局経営者は結果だけで評価するしかなく、何をしたかで評価できない、分業もできない役割であることを改めて知りました。